Confirmation of Enrolment (COE) là gì?

COE du học Úc (Confirmation of Enrolment) là giấy xác nhận nhập học chính thức do trường Úc cấp và được quản lý trên hệ thống PRISMS của Chính phủ Úc. Đây là điều kiện bắt buộc để nộp hồ sơ xin Student Visa (subclass 500). Không có COE hoặc COE sai thông tin, hồ sơ visa của bạn sẽ không được xét duyệt.

Cùng ATS tìm hiểu COE là gì và vì sao cần phải có loại giấy tờ này nhé!

COE Du Học Úc Là Gì? Tại Sao Bắt Buộc Phải Có?

Định nghĩa COE – Văn bản pháp lý quan trọng

COE (Confirmation of Enrolment) là giấy xác nhận nhập học chính thức do trường học Úc đã đăng ký CRICOS cấp cho sinh viên quốc tế sau khi:

• Bạn được cấp Letter of Offer
• Bạn chấp nhận offer
• Bạn hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo yêu cầu (đặt cọc/học phí + OSHC)

Mỗi COE có một mã số duy nhất (10–12 ký tự) và được lưu trữ trên hệ thống PRISMS (Provider Registration and International Student Management System) của Chính phủ Úc. Đây là cơ sở để Bộ Di trú Úc xác minh tình trạng ghi danh của bạn khi xét visa.

COE chứng minh rằng:

• Bạn đã được trường chấp nhận chính thức
• Chỗ học của bạn đã được giữ trong hệ thống
• Bạn đã cam kết tài chính tối thiểu với khóa học

Vì sao COE quan trọng với visa du học?

COE là điều kiện bắt buộc 100% khi nộp hồ sơ xin Student Visa (subclass 500). Bộ Di trú Úc sẽ dùng mã COE để:

• Kiểm tra trường và khóa học có hợp lệ CRICOS
• Đối chiếu thời gian học – thời hạn visa
• Đánh giá mức độ cam kết học tập của sinh viên

Không có COE, hồ sơ visa sẽ không được xét

COE khác gì Letter of Offer?

Rất nhiều học sinh, sinh viên Việt Nam nhầm lẫn giữa Letter of Offer và COE, dẫn đến hiểu sai quy trình và chuẩn bị hồ sơ visa không đúng thời điểm. Thực tế, đây là hai giai đoạn hoàn toàn khác nhau trong quy trình du học Úc.

Letter of Offer (Thư mời nhập học) là văn bản trường cấp sau khi xét duyệt hồ sơ học thuật ban đầu của bạn. Thư này thể hiện rằng trường đồng ý nhận bạn về mặt nguyên tắc, nhưng chưa xác nhận bạn chính thức ghi danh. Offer có thể là:

• Offer có điều kiện (conditional offer): yêu cầu bổ sung bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ tiếng Anh hoặc giấy tờ khác
• Offer vô điều kiện (unconditional offer): bạn đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu đầu vào

Tuy nhiên, Letter of Offer không có giá trị pháp lý với Bộ Di trú Úc, không được đăng ký trên PRISMS và không thể dùng để nộp visa.

COE (Confirmation of Enrolment) chỉ được cấp sau khi bạn đã:

• Chấp nhận Letter of Offer bằng văn bản
• Hoàn tất thanh toán học phí theo yêu cầu của trường
• Mua bảo hiểm y tế sinh viên quốc tế (OSHC)

COE là xác nhận ghi danh chính thức, có mã số riêng và được đăng ký trực tiếp trên hệ thống PRISMS của Chính phủ Úc. Đây là tài liệu để Bộ Di trú:

• Xác minh bạn đã có chỗ học hợp lệ tại Úc
• Đối chiếu thời gian khóa học với thời hạn visa
• Đánh giá mức độ cam kết học tập khi xét Student Visa (subclass 500)

Tóm lại, Letter of Offer chỉ là lời mời, còn COE là bằng chứng pháp lý cho việc bạn đã chính thức trở thành sinh viên quốc tế tại Úc. Không có COE, hồ sơ xin visa du học Úc sẽ không được tiếp nhận.

Thông tin cần kiểm tra trên COE 

Khi nhận COE, bạn cần đối chiếu kỹ:

Thông tin cá nhân

• Họ tên, ngày sinh đúng 100% như hộ chiếu
• Quốc tịch

Thông tin khóa học

• Tên chương trình
• Mã CRICOS
• Ngày bắt đầu – kết thúc
• Tổng số tuần học
• Địa điểm học (campus)

Thông tin tài chính

• Học phí đã thanh toán
• Học phí còn lại
• Thông tin OSHC (bảo hiểm y tế sinh viên)

Nếu có bất kỳ sai sót nào, bạn không nên nộp visa cho đến khi trường cấp lại COE mới.

Du học sinh cần kiểm tra thật kĩ những thông tin trên COE được cấp, vì thông tin sai sẽ gây khó khăn trong quá trình cấp visa, thậm chí có thể gây trượt visa

Quy trình xin COE du học Úc chi tiết từ A–Z

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký nhập học

Bạn nộp hồ sơ trực tiếp cho trường hoặc thông qua trung tâm tư vấn. Thời gian xét hồ sơ thường 1–4 tuần, các ngành cạnh tranh cao có thể lâu hơn. Một số trường thu application fee 50–150 AUD (không hoàn lại).

Bước 2: Nhận Letter of Offer

Offer bao gồm thông tin khóa học, học phí, intake, điều kiện nhập học và deadline chấp nhận. Bạn cần đọc kỹ chính sách hoàn phí và điều kiện visa.

Bước 3: Chấp nhận offer và đóng học phí

Để được cấp COE, bạn cần:

• Ký Acceptance Form
• Đóng học phí theo yêu cầu (thường 1 kỳ hoặc deposit 2,000–5,000 AUD)
• Mua OSHC cho toàn bộ thời gian học (khoảng 450–700 AUD/năm)

Bước 4: Nhận COE chính thức

Sau khi xác nhận thanh toán, trường cấp COE trong 1–5 ngày làm việc, gửi qua email dạng PDF (e-COE).

Bước 5: Dùng COE để xin visa

Bạn nhập mã COE khi nộp hồ sơ visa online trên ImmiAccount.

Cập nhật chính sách visa ảnh hưởng đến COE 

• Phí Student Visa (subclass 500) tăng lên khoảng 2,000 AUD từ 01/07/2025: Đây là mức phí cao nhất từ trước đến nay đối với visa du học Úc, áp dụng cho cả đương đơn chính. Việc hồ sơ bị trả về hoặc phải nộp lại do COE sai thông tin sẽ gây tốn kém đáng kể về chi phí và thời gian.
• Tiêu chí Genuine Student (GS) chính thức thay thế GTE: Bộ Di trú Úc đánh giá kỹ hơn về mục tiêu học tập, lộ trình học có hợp lý hay không, sự liên kết giữa khóa học – năng lực học tập – định hướng nghề nghiệp. COE đóng vai trò then chốt để chứng minh bạn có kế hoạch học tập rõ ràng, thực tế và phù hợp.
• Việt Nam hiện thuộc Level 2 theo phân loại rủi ro visa: Một số trường được giảm yêu cầu chứng minh tài chính hoặc tiếng Anh khi xét hồ sơ nhập học. Tuy nhiên, khi nộp visa, COE vẫn là điều kiện bắt buộc và không thể thay thế bằng bất kỳ giấy tờ nào khác.

Trong bối cảnh visa đắt đỏ và xét duyệt chặt chẽ hơn, việc chuẩn bị COE chính xác ngay từ đầu, đúng khóa học, đúng thời gian và đúng lộ trình học tập trở thành yếu tố then chốt quyết định khả năng đậu visa du học Úc.

Gia hạn và thay đổi COE trong quá trình học

Trong quá trình du học Úc, COE không phải là giấy tờ cấp một lần rồi dùng đến khi tốt nghiệp. Trên thực tế, rất nhiều du học sinh phải gia hạn hoặc thay đổi COE do thay đổi kế hoạch học tập hoặc phát sinh tình huống ngoài dự kiến. Nếu không xử lý đúng và kịp thời, bạn có thể vi phạm điều kiện visa hoặc thậm chí bị yêu cầu rời khỏi Úc.

Khi nào bạn bắt buộc phải xin COE mới?

Bạn cần COE mới trong các trường hợp sau:

• Kéo dài thời gian học: Đây là tình huống phổ biến nhất, thường xảy ra khi bạn rớt môn, phải học lại, tạm dừng học vì lý do sức khỏe, hoặc không thể hoàn thành khóa học đúng tiến độ ban đầu ghi trên COE.
• Chuyển bậc học trong cùng trường: Ví dụ chuyển từ Diploma lên Bachelor, hoặc từ Bachelor lên Master. Mỗi chương trình là một khóa học CRICOS khác nhau, do đó bắt buộc phải có COE mới.
• Chuyển trường: Khi bạn muốn học tại trường khác, COE cũ sẽ bị hủy và trường mới sẽ cấp COE mới sau khi bạn hoàn tất thủ tục nhập học.
• COE sắp hết hạn nhưng chưa tốt nghiệp: Visa du học Úc thường được cấp dựa trên thời hạn COE cộng thêm 1–2 tháng. Nếu COE hết hạn mà bạn chưa hoàn thành khóa học, bạn buộc phải xin COE mới để tiếp tục ở lại học hợp pháp.

Du học sinh cần chú ý thời hạn của COE để gia hạn kịp thời, tránh việc COE hết hạn khi chưa hoàn thành khoá học

Quy trình gia hạn hoặc thay đổi COE chuẩn (2025–2026)

Bước 1: Liên hệ trường càng sớm càng tốt
Bạn nên liên hệ phòng International Student Office của trường ít nhất 4–6 tuần trước khi COE hết hạn. Việc báo muộn có thể khiến bạn không kịp gia hạn visa.

Thông thường, trường sẽ yêu cầu:

• Bảng điểm hiện tại (academic transcript)
• Kế hoạch học tập cho thời gian kéo dài thêm
• Giải trình lý do gia hạn (rớt môn, lý do sức khỏe, lý do cá nhân chính đáng)
• Giấy tờ y tế (nếu có nghỉ học do sức khỏe)
• Bằng chứng tài chính cho thời gian học bổ sung

Bước 2: Nộp đơn gia hạn và hoàn tất nghĩa vụ tài chính
Sau khi xét duyệt, trường sẽ yêu cầu bạn:

• Điền form xin gia hạn COE hoặc form thay đổi chương trình học
• Đóng học phí cho các môn/học kỳ bổ sung (thường 3,000–5,500 AUD/môn, tùy ngành)
• Thanh toán phí hành chính của trường (khoảng 200–500 AUD)

Bước 3: Nhận COE mới
Sau khi hoàn tất các bước trên, trường sẽ cấp COE mới với mã COE khác hoàn toàn COE cũ, cập nhật:

• Ngày kết thúc khóa học mới
• Tổng học phí đã điều chỉnh
• Thông tin khóa học hoặc campus (nếu có thay đổi)

Thời gian xử lý COE mới thường từ 2–10 ngày làm việc, tùy trường và thời điểm.

Gia hạn visa sau khi có COE mới – BẮT BUỘC

Việc có COE mới không đồng nghĩa visa của bạn tự động được gia hạn. Bạn bắt buộc phải:

• Đăng nhập ImmiAccount
• Nộp hồ sơ Student Visa (subclass 500) mới
• Upload COE mới, bảng điểm, bằng chứng tài chính, OSHC gia hạn
• Đóng phí visa (khoảng 2,000 AUD – kiểm tra mức phí mới nhất tại thời điểm nộp)

Nếu bạn nộp đơn khi visa cũ vẫn còn hiệu lực, bạn sẽ được cấp Bridging Visa A, cho phép ở lại Úc hợp pháp trong thời gian chờ kết quả.

Các sai lầm phổ biến cần tránh khi gia hạn COE

Dưới đây là những sai lầm rất thường gặp ở du học sinh Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn cuối khóa học hoặc khi có thay đổi lộ trình học tập. Những lỗi này có thể dẫn đến vi phạm điều kiện visa, bị từ chối gia hạn visa hoặc buộc phải rời Úc nếu không xử lý kịp thời.

• Để COE hết hạn rồi mới liên hệ trường: Nhiều sinh viên chủ quan nghĩ rằng visa còn hạn thì chưa cần làm gì. Thực tế, COE là cơ sở để trường báo cáo tình trạng học tập của bạn lên PRISMS. Khi COE hết hạn mà chưa có COE mới, bạn có nguy cơ rơi vào tình trạng không còn ghi danh hợp lệ.

• Nhầm lẫn giữa gia hạn COE và gia hạn visa: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Gia hạn COE chỉ là thủ tục với nhà trường. Sau khi có COE mới, bạn bắt buộc phải nộp hồ sơ xin visa 500 mới. Rất nhiều trường hợp bị từ chối visa vì nghĩ rằng có COE mới là đủ.

• OSHC không được gia hạn đồng bộ với COE: Bảo hiểm y tế sinh viên quốc tế phải bao phủ toàn bộ thời gian visa. Nếu OSHC ngắn hơn thời gian COE mới, hồ sơ visa gần như chắc chắn bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.

• Thanh toán thiếu học phí do chênh lệch tỷ giá hoặc phí chuyển tiền quốc tế: Một số sinh viên chuyển khoản vừa đủ theo invoice nhưng bị hụt vài chục đến vài trăm AUD do phí ngân hàng. Trường sẽ không cấp COE mới cho đến khi nhận đủ tiền.

• Nộp hồ sơ visa khi COE mới chưa được cấp chính thức: COE chỉ hợp lệ khi đã được tạo trên hệ thống PRISMS và có mã COE cụ thể. Nộp visa khi COE đang chờ xử lý hoặc chỉ có email xác nhận tạm thời là sai quy định.

Tóm lại, việc gia hạn hoặc thay đổi COE không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà liên quan trực tiếp đến tình trạng lưu trú hợp pháp tại Úc. Hiểu đúng quy trình, chuẩn bị sớm và đồng bộ COE – visa – OSHC sẽ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình học tập không bị gián đoạn.

Kết luận

COE là nền tảng của toàn bộ hồ sơ du học Úc và là điều kiện bắt buộc để xin visa 500. Trong bối cảnh chính sách visa Úc ngày càng siết chặt, việc hiểu rõ COE, chuẩn bị hồ sơ đúng quy trình và đúng thời điểm sẽ giúp bạn giảm rủi ro và tiết kiệm rất nhiều chi phí, thời gian.

ATS – Avenue To Success sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu chọn trường, xin Offer, COE cho đến hoàn thiện hồ sơ visa với quy trình minh bạch và cập nhật chính sách mới nhất.